Eurotransplant IAM implementatie op basis van Oracle Identity Manager

De stichting Eurotransplant is een serviceorganisatie voor de circa 80 samenwerkende transplantatiecentra, weefseltyperingslaboratoria en alle donorziekenhuizen binnen België, Duitsland, Kroatië, Hongarije, Luxemburg, Nederland, Oostenrijk en Slovenië. Eurotransplant verzorgt de toewijzing van organen van overleden donoren aan patiënten op de wachtlijst voor een orgaantransplantatie.

Op de wachtlijst bij Eurotransplant staan ongeveer 15.000 patiënten, wat het mogelijk maakt voor bijna elk donororgaan een geschikte ontvanger te vinden. Ook is dankzij de ‘pool’ van patiënten uit acht landen de ‘Perfecte Match’ mogelijk. Eurotransplant houdt bij de allocatie (toewijzing van organen) rekening met allerlei kenmerken, zoals bloedgroep, lengte en gewicht van donor en ontvanger. Dankzij de internationale uitwisseling van donororganen hebben patiënten een grotere kans op het op tijd ontvangen van een donororgaan en een betere kwaliteit van leven. Per jaar regelt Eurotransplant de toewijzing van ongeveer 7.000 donororganen.

De toewijzing van donororganen
Adrie Rozendaal is Enterprise Architect bij Eurotransplant. “De ruim 80 transplantatiecentra in het Eurotransplant gebied slaan alle belangrijke kenmerken van patiënten die op een orgaantransplantatie wachten op in de centrale database van Eurotransplant. Zodra er een donor is, worden ook diens kenmerken ingevoerd in de centrale database.

Dan begint de tijd te dringen. Na uitname moeten donororganen binnen een paar uur worden getransplanteerd. De efficiënte organisatie van toewijzing en het transport van organen is dus letterlijk van levensbelang. De kwaliteitseisen van dit proces zijn zeer hoog; het redden van mensenlevens is een zowel gevoelig als ethisch proces.”

“Je merkt in de samenwerking de specialisatie en expertise van FuseLogic.”

Toegang onder controle
Als Enterprise Architect heeft Adrie Roozendaal zowel focus op het ICT landschap als de optimalisatie van bedrijfsprocessen. “Daarin neem ik zaken als kwaliteit en compliance mee en dan kom je ook uit bij Identity & Access Management (IAM).

Onze oude IAM omgeving voldeed niet meer aan de eisen die wij daaraan stelden. Nieuwe aanvragen werden via een web formulier gedaan en na interne controle doorgegeven aan een DBA’er die een account aanmaakte, wijzigde of verwijderde. Het probleem was dat het proces afhankelijk was van de mensen die de aanvraag beoordeelden. Met professionals die met de Eurotransplant systemen werken in ziekenhuizen en laboratoria in acht verschillende Europese landen moet de eerste controle bij vertrouwde personen op locatie liggen; wij kunnen op afstand niet goed bepalen of een bepaald persoon bepaalde rechten mag hebben. We wilden de centra beter faciliteren in hun verantwoordelijkheden voor het beheren van toegangsrechten”.

Daarnaast bleek na analyse dat de autorisatiestructuur na 15 jaar niet volledig meer voldeed. Mede als gevolg van geërfde rechten bij het gebruik van bestaande profielen voor nieuwe medewerkers hadden sommige gebruikers meer autorisaties dan strikt genomen nodig was.

Nieuwe Identity & Access Management oplossing
Eurotransplant besloot in een nieuwe IAM oplossing te investeren, een project dat door Adrie Rozendaal is begeleid. “Ik had eerder ervaring met IAM opgedaan en wist dat we eerst de systematiek moesten bekijken en pas daarna het systeem inrichten. Wij werken met autonome business units in meerdere landen en binnen de vestigingen zijn er verschillende verantwoordelijkheden. Daarnaast mag niet ieder ziekenhuis alle organen transplanteren. Dat heeft gevolgen voor self-service IAM. Je moet om te beginnen bepalen welke persoon binnen zo’n structuur de primaire verantwoordelijke is. Omdat wij een ‘24×7’ operatie hebben, moeten er ook een of meer vervangers zijn om het autorisatieproces te faciliteren.”

De keuze voor Oracle en FuseLogic
Na een oriëntatie in de markt is gekozen voor Oracle Identity Manager, wat de beste integratiemogelijkheden met de reeds gebruikte Oracle software bood. Adrie Rozendaal: “FuseLogic werd door Oracle aanbevolen als gespecialiseerde partner en dat is absoluut een goede keuze geweest. Het vakgebied IAM is een gespecialiseerd adviesbureau waard, want voor een doorsnee IT bedrijf is deze materie te complex.”

De ervaringen
Adrie Rozendaal: “Ik ben positief over de knowhow van FuseLogic, zowel hun kennis van IAM als van het pakket verdienen zonder meer het predikaat goed. Je merkt in de samenwerking de specialisatie en expertise. Over de manier van werken ben ik minimaal net zo tevreden als over de kwaliteit. Wanneer wij in een test ergens tegenaan lopen dan krijg ik heel snel antwoord, ook als de consultant op dat moment bij een andere klant zit.

Bij de implementatie liepen we wel tegen een aantal uitdagingen op. Zo bleek het in de praktijk lastiger dan verwacht om de gekozen structuur in een standaard pakket onder te brengen. Oracle heeft een product gebouwd wat configureerbaar is, zodat klanten niet hoeven te programmeren. Dat betekent voor ons wel dat er grenzen waren aan datgene wat wij met het pakket wilden doen. Het is vooraf wel besproken maar als we de impact hiervan vooraf volledig hadden kunnen inschatten, waren we mogelijk niet aan het aanpassen van de user interface begonnen. Het was goed geweest om eerst een goede inventarisatie te doen om te kunnen bepalen wat er kon worden geconfigureerd versus aanpassing van de user interface.

Dat is de les die wij hieruit hebben geleerd: het is ontzettend moeilijk om de finesses van een gebruikersorganisatie te doorgronden. Als klant moet je daar veel aandacht aan besteden en goed checken of de andere kant het ook echt begrijpt. Maar deze uitdaging hebben we overwonnen. Met beperkte aanpassingen van het Oracle product hebben we samen met FuseLogic een oplossing neergezet, waarmee dit voor Eurotransplant weer jaren mee kan.”